Pourquoi faire un inventaire
Trois raisons concrètes :
- Détecter les pertes invisibles — vol comptoir, casse non saisie, erreurs de saisie. 1-2 % du stock disparaît sans trace si vous ne mesurez pas.
- Repérer les médicaments en péremption proche — beaucoup de pertes auraient été évitables si signalées 3 mois avant.
- Calculer la marge réelle — votre marge théorique (calculée sur les ventes) diverge de la marge réelle (avec les pertes). L'inventaire ramène les pieds sur terre.
La méthode classique (4h) — ce qu'il ne faut PLUS faire
- Imprimer la liste complète du stock théorique
- Compter chaque case papier en main, biffer au crayon
- Comparer ligne par ligne avec la liste papier
- Re-saisir les écarts dans le logiciel
- Calculer total des pertes
Problèmes : long, fastidieux, sources d'erreurs de transcription, démotivant.
La méthode 30 minutes — étape par étape
Préparation (5 min)
- Fermer la pharmacie 30 minutes (ou faire ça en début d'après-midi calme)
- Imprimer la liste de stock par étagère / zone (pas en désordre alphabétique)
- Préparer un stylo et un téléphone (pour photos si besoin)
Comptage par zones (20 min)
- Étagère par étagère, comptez chaque médicament
- Cochez ✓ si conforme, écrivez l'écart sinon (ex. "+2" ou "-3")
- Ne corrigez pas immédiatement — vous le ferez d'un seul coup à la fin
- Notez aussi les médicaments à péremption proche pour le module Promotions
Saisie écarts (5 min)
- Dans PharmaPro, ouvrez le module Médicaments
- Pour chaque écart noté, ajustez le stock avec un commentaire ("Inventaire 2026-05")
- L'audit trail garde la traçabilité de chaque ajustement
Cadence recommandée
| Cadence | Ce qu'on fait | Temps |
|---|---|---|
| Hebdomadaire | Vérifier 1 zone (rotation) | 10 min |
| Mensuel | Inventaire complet | 30 min |
| Trimestriel | Inventaire + audit fournisseurs + analyse marges | 2 h |
| Annuel | Bilan comptable + grand inventaire fiscal | 1 jour |
Astuces gagnantes
- Compter pendant que la pharmacie est calme — pas de coupure pour servir un client en plein comptage
- Faire à 2 si possible — un compte, un coche. Erreurs divisées par 4.
- Commencer par les références à fort enjeu — top 20 % du stock = 80 % de la valeur. Si temps limité, faites au moins ça.
- Anticiper les retours fournisseurs — si un médicament est massivement en surstock, voyez avec votre représentant pour rotation/échange
Le coût caché du non-inventaire. Une officine qui ne fait pas d'inventaire perd typiquement 100 000 à 250 000 DA par an en pertes invisibles. 30 minutes par mois pour récupérer ça = ROI imbattable.